Pięć kroków metody GTD

Wstęp

Metoda zarządzania Getting Things Done (GTD), stworzona przez Davida Allena, jest narzędziem, które pozwala skutecznie zarządzać swoimi zadaniami i zobowiązaniami. Kluczowym elementem metody GTD jest pięć kroków – działania, które należy wykonywać regularnie, aby zachować kontrolę nad swoim czasem, zadaniami i projektami. Każdy z tych kroków pełni istotną rolę w utrzymaniu płynności i przejrzystości w życiu zawodowym oraz prywatnym.

1. Zbieranie (Capture)

Pierwszym i fundamentalnym krokiem GTD jest zbieranie wszystkiego, co wymaga naszej uwagi, do jednego, centralnego systemu – tak zwanej „skrzynki spraw” (inbox). Możemy korzystać z różnych narzędzi: aplikacji, notesów, arkuszy kalkulacyjnych czy nawet zwykłych karteczek. Kluczowe jest, aby każda myśl, zadanie, obowiązek czy pomysł, które pojawiają się w naszej głowie, znalazły się poza nią – w systemie. Zbieranie obejmuje wszystko: od prostych zadań do realizacji, przez notatki, po e-maile i wiadomości.

Dlaczego to jest ważne? Przeniesienie wszystkich myśli do zewnętrznego systemu pomaga opróżnić umysł, zmniejsza stres i daje pewność, że nie zapomnimy o żadnym ważnym zadaniu.

2. Porządkowanie (Clarify)

Po zebraniu wszystkich elementów, czas na porządkowanie. W tym kroku analizujemy, co zebraliśmy, i decydujemy, co z tym zrobić. Kluczowe pytania, które trzeba sobie zadać to:

Czy to wymaga działania?
Jeśli tak – określamy, jakie konkretne działanie jest potrzebne, i umieszczamy to zadanie na liście do wykonania.
Jeśli nie – element trafia do kosza, na listę „może kiedyś” lub jest archiwizowany jako materiał referencyjny.

Dlaczego to jest ważne? Porządkowanie pozwala na zrozumienie, które z zebranych rzeczy faktycznie wymagają naszego działania, a które można odłożyć na później lub całkowicie zignorować. Dzięki temu system pozostaje czysty i zrozumiały.

3. Organizowanie (Organize)

Gdy już określimy, co wymaga działania, należy te zadania odpowiednio zorganizować. W GTD używa się różnych kategorii, które pomagają w zarządzaniu zadaniami:

Projekty – większe cele, które wymagają wykonania kilku zadań, np. „Zorganizowanie konferencji”.
Konteksty – kontekst, w którym dane zadanie powinno być wykonane, np „Dom”, „Praca”, „Telefon”.
Tagi - dodatkowe oznaczenia zada. Możesz dodawać takie oznaczenia jak “Pomysł”, “Dobra książka”, „Długoterminowe”.
Horyzonty skupienia uwagi - określenie, czy sprawa jest zadaniem, projektem, obsszarem odpowiedzialnosci, rocznym celem, wizją na 5-10 lat, czy misją życiową.

Dlaczego to jest ważne? Dobrze zorganizowany system pozwala na szybkie odnalezienie odpowiednich zadań i skupienie się na tych, które możemy wykonać w danym momencie. Pozwala także na planowanie długoterminowych projektów.

4. Przeglądanie (Reflect)

Regularna przegląd systemu jest kluczowym elementem GTD. Bez tego kroku system przestaje być aktualny, a to prowadzi do chaosu. Najważniejszym momentem jest cotygodniowy przegląd, podczas którego:

Aktualizujemy listy zadań.
Przeglądamy postępy w projektach.
Usuwamy rzeczy, które nie są już istotne.
Planujemy nadchodzący tydzień.

Dlaczego to jest ważne? Regularne przeglądanie systemu pozwala upewnić się, że wszystkie zadania są aktualne, a nasza lista priorytetów jest właściwie ustawiona. Dzięki temu mamy pełną kontrolę nad tym, co jest ważne, a co można odłożyć na później.

5. Działanie (Engage)

Ostatnim, ale najważniejszym krokiem w metodzie GTD jest działanie. To moment, w którym podejmujemy konkretne działania na podstawie zebranych i zorganizowanych wcześniej informacji. Kiedy wszystkie zadania są uporządkowane, podejmowanie decyzji o tym, co zrobić w danym momencie, staje się prostsze. Wybieramy zadania w zależności od:

Kontekstu – co możemy zrobić w danym miejscu lub przy użyciu konkretnych narzędzi. Dostępnego czasu – jakie zadania możemy wykonać w czasie, którym dysponujemy. Energii – jakie zadania odpowiadają naszemu poziomowi energii w danym momencie. Priorytetów – które zadania są najważniejsze i najpilniejsze.

Dlaczego to jest ważne? Dzięki wcześniejszym krokom mamy pewność, że wykonujemy właściwe zadania we właściwym momencie, co maksymalizuje naszą produktywność i eliminuje uczucie przytłoczenia.

Podsumowanie

Pięć kroków metody GTD – zbieranie, porządkowanie, organizowanie, przeglądanie i działanie – to kompletny system zarządzania zadaniami, który pomaga zapanować nad codziennym chaosem i zwiększyć produktywność. Regularne stosowanie każdego z tych kroków zapewnia kontrolę nad życiem zawodowym i prywatnym, a także pozwala skupić się na tym, co naprawdę istotne.

W następnym wpisie przyjrzymy się bliżej temu, jak skutecznie zbierać wszystkie swoje zadania i informacje, aby stworzyć solidną podstawę dla dalszych kroków GTD.